PERAN SEORANG ADMINISTRASI KANTOR atau SEKRETARIS dalam PENYELENGGARAAN RAPAT


Dalam penyelenggaraan suatu rapat, seorang administrasi kantor atau sekretaris dapat berperan sebagai berikut:
  1. MC (master of ceremonies)/ pembawa acara
  2. Notulis
Notulis adalah orang yang bertugas membuat notula (catatan hasil rapat)
    1. Apabila catatan rapat/ notula berbentuk resume (kesimpulan-kesimpulan rapat), staf administrasi kantor atau sekretaris perlu  memiliki kemampuan menulis cepat (stenografi), atau kemampuan mengetik cepat jik mencatat menggunakan laptop.
    2. Apabila catatan rapat/ notula berbentuk verbatim (catatan lengkap jalannya rapat), staf administrasi kantor atau sekretaris perlu menyediakan tape recorder atau alat perekam.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat informal:
  1. Agenda rapat
Biasanya hanya satu topik masalah yang harus diselesaikan segera
  1. Undangan rapat
Biasanya diumumkan melalui jaringan  internet kantor, dikirim pesan singkat melalui SMS, BBM, WA  ke handphone peserta rapat atau dihubungi via telepon.
  1. Peserta rapat
Peserta yang diundang biasanya hanya pihak-pihak yang terkait dengan masalah yang akan dibahas.
  1. Perlengkapan rapat
Perlengkapan rapat yang perlu dissediakan yaitu block note, pulpen, kalender, kalkulator, dan telepon nirkabel.
  1. Ruang rapat
Ruang rapat yang dipergunakan biasanya ruangan yang tersedia di kantor atau di ruang pimpinan
  1. Konsumsi 
    Apabila rapat diperkirakan akan berlangsung lebih dari dua jam, biasanya perlu dissediakan makanan ringan (snack) dn minuman

0 komentar:

Langganan: Posting Komentar (Atom)
Copyright © 2013 Tatik's Blog